Quem fez?
A Redlar nasceu em 2005 com a união associativista de empresários do setor de móveis e eletrodomésticos do Rio Grande do Sul. A rede objetiva oferecer serviços de compras conjuntas e ações de marketing compartilhadas para seus 22 associados. Em 2021, a rede possui mais de 30 pontos de venda situados em mais de 20 cidades gaúchas e oferece um vasto portfólio de serviços aos seus membros, como negociação com fornecedores, realização de compras conjuntas, treinamento para gestores e funcionários, estratégias de marketing compartilhado e organização do ponto de venda. Ainda, a rede disponibiliza um sistema de e-commerce, pesquisa de mercado e suporte para gestão de qualidade, a fim de contribuir na manutenção e no desenvolvimento das lojas, gestores e funcionários.
Qual era o desafio?
Cada loja da Redlar tinha seu ERP e seu próprio servidor. A central da rede conseguia acessar de forma sistematizada e eletrônica as informações de volumes de compra dos associados, por meio do sistema Área Central, porém as informações de venda eram desfragmentadas. Isso ocorria porque cada associado possuía um código de item particular para cada produto cadastrado. Logo, quando o gestor da rede solicitava as informações dos produtos vendidos para os associados, recebia o mesmo produto com diferentes códigos de lançamento. Essa falta de integração sistêmica transformava o processo de coleta de informações de faturamento junto aos associados em algo moroso e manual. Além disso, alguns associados cadastravam nos seus sistemas ERP produtos com NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) incorreta. Em alguns casos mais críticos, associados optantes pelo regime do Simples Nacional compravam produtos com substituição tributária e pagavam o imposto do simples de forma duplicada, na compra e na venda de produtos. Para piorar, vários associados sofreram, em algum momento da sua trajetória, pelo menos um ataque de hackers e tentativa de sequestro de dados.
O que a rede fez?
Durante o fórum de gestores de 2019, os associados tomaram a decisão de interligar seus sistemas de informação: “Naquele momento notamos uma necessidade de melhorar o controle de dados.” A equipe da rede explicou o risco que os associados estavam correndo e convenceu o grupo sobre a necessidade de troca de sistema. Em 2020 o gestor procurou os principais fornecedores de software do país para conhecer as opções de sistemas ERP disponíveis no mercado. A equipe da rede optou em negociar uma customização no sistema atual da rede, para que incluísse os módulos de ERP faltantes. O pagamento do desenvolvimento do sistema foi realizado com valor do caixa da rede, sem gerar custos para o associado. A ausência de custos relacionados à migração e o fato de o layout do sistema já ser conhecido pelos associados facilitaram o processo de migração. A migração ocorreu em etapas, iniciando pelas maiores lojas da rede. No primeiro momento, a equipe da rede criou um servidor próprio na nuvem. Atualmente esse servidor já conta com 50% das lojas da rede vinculadas a ele. As lojas que já operam com esse servidor transmitem informações para a rede de forma automática e em tempo real, agilizando o envio de dados de forma segura. No segundo momento, os associados migraram para o ERP único da rede.
Quais foram os resultados?
Hoje a rede conta com 60% do faturamento das lojas dentro do sistema e pretende implantar 100% do faturamento até março de 2022. A ação reduziu o risco de operação com os fornecedores: com a implantação do ERP, o cadastro de clientes, fornecedores e produtos foi unificado. O módulo de recebimento de mercadorias no depósito dos associados está interligado com as tabelas de preço previamente negociadas junto aos fornecedores. Essa interligação reduziu o risco de recebimentos de produtos com preços diferentes dos acordados em tabela, impedindo que os fornecedores cobrem do associado um valor diferente do que foi negociado. A interligação também reduziu o risco de faturamento de produtos com NCMs incorretas e duplo pagamento de tributos. Além desses ganhos operacionais, a migração também gerou ganhos estratégicos: a central da rede conseguiu iniciar uma série de análises estratégicas dos associados e criar indicadores de desempenho assertivos. A sede da rede consegue olhar em tempo real os dados das vendas dos associados e produtos em estoque. O sistema permite emitir relatórios de curva ABC das vendas, mostrando para o associado qual o mix de produtos adequado para o seu ponto de venda. Por fim, a mudança gerou maior segurança das informações e redução da exposição ao risco de sequestro de dados. A lei geral de proteção de dados demanda que o lojista tenha os dados seguros e o backup na nuvem ajuda nesse sentido. Mesmo os associados resistentes à migração perceberam o benefício da interligação sistêmica, ocasionando redução de tempo na formatação e envio de informações para a central da rede.
Quais são as recomendações para outras redes?
O trabalho de convencimento dos associados para migração de ERP levou mais de 10 anos. Esse processo é lento e requer uma mudança de cultura organizacional. Na sequência, a rede pretende começar a operar o BI integrado, onde tanto a central da rede poderá monitorar os dados, quanto o próprio lojista poderá comparar sua loja com as outras associadas da rede. Como projetos futuros, a rede pretende avançar para outras ações como a criação e utilização de um cadastro unificado de clientes, como hoje é feito pelos grandes Magazines.
Fonte: Gestão de Redes e Centrais de Negócios - Estratégias e práticas, Pr. Dr. Douglas Wegner e Aruana Rosa Souza Luz.